Descripción de puestos de trabajo

Descripción de puestos de trabajo

¿Qué es una descripción de puesto de trabajo?

La descripción de puesto de trabajo es un documento que recoge y describe los aspectos que definen una posición en una empresa. Describe la misión del puesto en cuestión, las responsabilidades, las habilidades necesarias, su nivel en la estructura jerárquica, entre otros campos.

La descripción de puesto no es un manual que detalle todas y cada una de las tareas. Tampoco se define “a medida” de lo que hacen las personas en la organización. Por el contrario, la descripción de puesto es la referencia para la organización en diversos procesos de gestión del talento y para los colaboradores en lo que delimita sus responsabilidades genéricas.

Se trata de describir aspectos comunes para simplificar y objetivar la gestión de los procesos de gestión del talento. Por este motivo un mismo puesto de trabajo suele ser válido para varias personas, aunque haya algunas pequeñas diferencias en algunas de sus tareas.

Los puestos de trabajo suelen clasificarse en familias de puestos. Una familia de puestos es un conjunto o grupo de roles similares o relacionados dentro de una organización. Estos roles comparten ciertas características en términos de competencias, habilidades necesarias, responsabilidades y funciones dentro de la empresa. También podemos identificar subfamilias de puestos en los casos donde existen responsabilidades, tareas y habilidades que se diferencian significativamente.  

Cómo trabajamos un proyecto para describir puestos de trabajo

La descripción de puestos de trabajo es el punto de partida para desarrollar el modelo de gestión del talento y diversas políticas y prácticas de Recursos Humanos.  Trabajamos con el departamento de recursos humanos y las personas clave de la organización en las principales fases del proyecto. El objetivo es dinamizar el consenso para conseguir unas descripciones de puesto prácticas, reales y útiles para los diferentes procesos internos relacionados con la gestión del talento.

• Identificamos las diversas familias y subfamilias de los puestos de trabajo.
• Definimos la información que aparecerá en las fichas de puestos. Por ejemplo: Misión del puesto, responsabilidades, tareas, formación académica, habilidades técnicas, competencias, puestos que dependen jerárquicamente de este, etc.
• Se identifica a las personas que participarán en el proyecto de definir los puestos de trabajo.
• Si así se requiere, identificamos las competencias y las conductas clave de cada puesto.
• Documentamos la información de los puestos de trabajo de la empresa mediante las fichas de puesto de trabajo.
• Consensuamos, revisamos, adaptamos y entregamos un inventario de puestos y las fichas que describen los puestos de trabajo.
• Apoyamos durante el proceso de comunicación del proyecto a la organización.

Identificación de competencias

¿Qué es una competencia profesional?

El desarrollo de un modelo de gestión del talento comienza por identificar las competencias clave para una organización y sus diversos puestos de trabajo. Un diccionario de competencias es un documento donde se muestran las competencias transversales o generales para cualquier posición de la organización y las específicas de las familias de puestos: se definen las competencias y sus conductas asociadas y se detallan los niveles requeridos para cada posición. Esta información también se incluye en las fichas de puestos y es parte del proceso de definición de puestos de trabajo.

Las competencias son el conjunto de conocimientos, actitudes y aptitudes necesarias para desempeñar con éxito la misión y responsabilidades de una posición en una determinada organización. Las competencias suelen clasificarse en dos categorías principales:

1. Las competencias transversales / generales.  Son las competencias que se requieren en la empresa para cualquier rol o puesto.  Los niveles se definen en base a roles o puestos.
2. Las competencias específicas del puesto de trabajo. Son las competencias que se requieren para desempeñar con éxito un puesto determinado en una empresa y momento determinados. Los niveles se definen en base a roles o puestos.

La identificación de las competencias profesionales y su posterior recopilación en un diccionario competencial será el elemento común y de referencia en los siguientes procesos relacionados con la gestión del talento.

Cómo definimos un diccionario competencial para desarrollar la gestión del talento

Trabajamos con la técnica de Entrevista de Incidentes Críticos que permite de forma estructurada conocer las pautas de comportamiento y los conocimientos de la persona entrevistada. A través de ella, se analizan situaciones reales obteniendo una amplia visión de los momentos claves de cada situación: Qué pensó, qué sintió, qué dijo y qué hizo.

• Identificar las experiencias más importantes desde el punto de vista del/la trabajador/a.
• Obtener comportamientos concretos y específicos que tuvieron lugar en el pasado.
• Averiguar las conductas que aseguran el éxito en el puesto de trabajo.
• Definir las características de los puestos de trabajo a través de fichas descriptivas.