Cómo mejorar el clima laboral es una pregunta cuya respuesta debería partir de un correcto diagnóstico y de un plan de acción. Este plan puede contener diversos objetivos concretos basados en la experiencia del empleado. En este artículo nos vamos a centrar en cómo potenciar un buen clima laboral desde la incorporación de un/a empleado/a a la empresa, con el proceso de acogida. Lo haremos a través de 7 ideas para diseñar o mejorar un plan de acogida.
La importancia del proceso de acogida en el clima laboral
El onboarding es el proceso que facilita la integración de los nuevos empleados en las empresas a través de múltiples acciones y personas.
Los 5 principales beneficios de un plan de acogida bien diseñado y adecuadamente gestionado son:
- Rapidez en la integración de las nuevas incorporaciones
- Adaptación a la cultura y los valores organizativos
- Mayor fidelización hacia la empresa
- Fomento del trabajo en equipo
- Alto grado de satisfacción laboral de la nueva persona incorporada
En algunos estudios de clima laboral que hemos gestionado, nos hemos encontrado con entornos de trabajo donde los empleados con pocos meses de antigüedad obtenían valoraciones por debajo de la media de la empresa. En general, las personas recién incorporadas a las empresas suelen valorar positivamente el clima laboral de su nueva compañía. Por eso, cuando aparecen valoraciones bajas o medias, debemos prestarles especial atención.
¿Por qué las personas nuevas de la empresa están desmotivadas?
Los motivos de esta baja valoración o desmotivación pueden deberse a diversos factores:
- su experiencia reciente durante los procesos de selección y precontratación,
- una cultura poco acogedora,
- un/a manager poco involucrado/a en su adaptación,
- pocas expectativas de continuidad en la organización,
- cambios en el sector o la empresa,
- el tipo de trabajo alejado de sus expectativas,
- una alta carga de trabajo,
- o un proceso de acogida inexistente o incompleto.
Sobre este último aspecto vamos a detallar los 6 puntos clave que pueden ayudar a mejorar el clima laboral de una organización, y por ende la satisfacción de sus nuevas incorporaciones, a través del proceso de acogida. Los siguientes puntos te pueden ayudar a reflexionar sobre los aspectos que se están haciendo bien en tu organización y cuáles se podrían potenciar o revisar.
Los 6 puntos clave para confeccionar o mejorar un plan de acogida
Los puntos que, por nuestra experiencia, hemos detectado como claves para diseñar o mejorar un plan de acogida son:
- La claridad y la transparencia en la información contractual
- Una bienvenida cercana y personalizada
- El acompañamiento del/de la manager
- El acceso a la información
- La formación
- La transmisión de la cultura, los valores y los objetivos empresariales
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7 ideas y buenas prácticas en el plan de acogida
La claridad y la transparencia en la información contractual
Tras el proceso de selección, la firma del contrato de trabajo por parte del/de la nuevo/a colaborador/a es el segundo paso formal con la compañía, y sin duda de los más importantes, al plasmar las condiciones que van a regular la relación contractual con su nueva empresa.
La formalización de la firma del contrato de trabajo es un momento clave, que de no ser correctamente gestionada impacta en el proceso de onboarding.
En ciertos casos la inexactitud con respecto a lo pactado, los errores, las omisiones, la falta de comprensión de las condiciones descritas en el contrato de trabajo y anexos, así como las dudas no expuestas ni resueltas en cuanto a los derechos y obligaciones laborales, generan mala imagen, confusión, inquietud, e incluso desconfianza y desmotivación.
- El contrato. Tiempo para aclarar dudas y hacer consultas
La práctica que además es un paso imprescindible para cerrar el acuerdo de colaboración entre el/la nuevo/a empleado/a y la empresa empleadora. Se trata de dedicar el tiempo y la atención suficiente, para que todos los detalles documentales asociados al proceso de firma contractual reflejen lo pactado y se entiendan en su totalidad.
Administración de personal, RRLL, o RRHH, en función de los recursos del equipo, reservan entre 30 minutos y 1 hora para que, tras la lectura de la documentación contractual:
- Normativas y políticas internas que impactan la compensación fija y/o variable
- Beneficios extrasalariales
- Permisos
- Ausencias
- Etc.
y demás aspectos que regirán la relación laboral, la nueva incorporación pueda clarificar todas las dudas antes de su firma y aceptación de la documentación que refleja.
Cercanía y empatía
La atención en los primeros días es clave para que un proceso de acogida sea exitoso. Ofrecer una cálida bienvenida es tarea de todos: los compañeros, el/la manager, el equipo directivo y los departamentos que ofrecen servicios a clientes internos.
2 buenas prácticas de onboarding para generar cercanía y empatía al diseñar un plan de acogida:
- El buddy, el/la compañero/a que te ayuda en los primeros días
La idea consiste en asignar a un/a trabajador/a como Buddy de la nueva persona incorporada. El Buddy es un/a compañero/a con poca antigüedad en la compañía que durante los primeros días suele ser la persona de referencia para el nuevo/a colaborador/a. Él/ella le enseñará cómo funciona la máquina de café, las normas y costumbres de la compañía, los mejores restaurantes de la zona, le acompañará en las comidas, le presentará a otros compañeros y resolverá cualquier duda básica para orientarse en su nueva empresa. - El Welcome Pack
El pack de bienvenida o Welcome Pack suele ser uno de los primeros “inputs” de las nuevas incorporaciones. El diseño, la originalidad, la practicidad y la personalización, así como la simbología asociada a la empresa son las claves del éxito de este “regalo”, que puede constar de tazas personalizadas, mochilas, libretas, bolígrafos, bolsas de reciclado, USB, fruta fresca, imanes de nevera, pulseras corporativas, etc. y con un papel estelar para el manual de bienvenida.
El acompañamiento del manager
La actitud e involucración de los managers en el proceso de acogida de un/a nuevo/a colaborador/a en sus equipos, son clave para la adaptación de la persona incorporada. Este liderazgo de los managers también es beneficioso para el buen funcionamiento del equipo y para el resto de la organización.
- Entrevistas de seguimiento del manager durante el proceso de onboarding
Este caso práctico de un acompañamiento de los managers se organiza de la siguiente manera: se programan varias reuniones para realizar el seguimiento del/la nuevo/a colaborador/a. En ellas, se suelen tratar cuestiones como: la integración en la compañía y en el puesto de trabajo, la acogida por parte de los compañeros, la necesidad de ampliar alguna formación específica, la aclaración de dudas sobre procedimientos, etc.
El objetivo de estas reuniones es que el/la manager y el/la colaborador/a compartan sus opiniones. También constituye una buena ocasión para que el/la manager se muestre involucrado/a en la adaptación de su nuevo/a colaborador/a, ofreciéndole su ayuda y apoyo. Es importante destacar que las reuniones de seguimiento en entornos o contextos más informales suelen favorecer una comunicación más fluida.
Acceso a la información
El entorno propicio que facilite la adaptación y la asimilación de información y conocimientos, no solo en los aspectos técnicos y prácticos, sino también en aquellos relacionados con la cultura y valores corporativos. Esto ayuda a una buena experiencia de onboarding, y las herramientas diseñadas para el onboarding, su contenido, y la forma en que se transmiten a la nueva incorporación, pueden ayudar a marcar la diferencia entre un mero trámite, y una bienvenida acogedora y productiva.
- El manual de acogida
En general, los manuales de acogida (físicos, online o mixtos) ofrecen información de interés sobre: la organización, la misión, visión y valores, la historia, los principales productos y/o servicios, el entorno físico, la descripción del puesto de trabajo, los beneficios sociales de la compañía, el horario, el calendario laboral, las políticas de desarrollo profesional, las normas y procedimientos internos, el código ético, etc.
La formación, clave para diseñar un plan de acogida
La formación inicial es fundamental para que la nueva persona incorporada conozca la organización, los procedimientos, las herramientas, los sistemas, las metodologías de trabajo, etc.
- El itinerario formativo
El itinerario formativo es clave en el proceso de onboarding. Éste suele aplicarse en consonancia con el puesto del/la nuevo/a colaborador/a, haciendo hincapié en aspectos técnicos específicos de la posición, el conocimiento global de las áreas funcionales de la organización y su misión, y la cultura de la compañía.
Planificar el itinerario formativo parte de recoger en un documento todas las herramientas y conocimientos que el/la nuevo/a colaborador/a necesitará para su pronta autonomía en su puesto de trabajo, y por supuesto, de la definición de las personas adecuadas para la transmisión de la información y conocimientos.
Transmisión de la cultura, los valores y los objetivos
Hacer que las personas sientan la marca, los valores y la cultura corporativa (orgullo de pertenencia) es un reto que se debería potenciar desde el primer día. Compartir los valores de la empresa y conocer sus objetivos ayudará al alineamiento de la nueva persona incorporada con su puesto de trabajo y con su organización. Para ello, las personas y la comunicación son el vehículo.
- El desayuno de bienvenida con el/la Director/a General
En algunas organizaciones el proceso de acogida se refuerza con acciones donde participa la dirección general. Una buena práctica son los desayunos de bienvenida con el/la directora/a general. Estos desayunos, donde además de las personas recién incorporadas participa algún/a directivo/a, es la ocasión perfecta para conocerse personalmente, escuchar la estrategia de la compañía por parte de las personas que la crean, escuchar la opinión de las nuevas incorporaciones sobre las primeras semanas o meses en la compañía y sus iniciativas/opiniones
Esperamos que estas 7 ideas para diseñar o mejorar un plan de acogida sean un paso más para potenciar el buen clima laboral en tu organización.
Si deseas que te acompañemos en tu proyecto, en BPFeedback somos especialistas en diagnóstico y mejora del clima laboral.
