Uno de los puntos más importantes para garantizar el éxito de un estudio de clima laboral es garantizar el anonimato de los colaboradores en la encuesta de satisfacción laboral.
En este artículo os vamos a ofrecer varios consejos para garantizar el anonimato en una encuesta de clima organizacional desde 4 perspectivas diferentes.
- Tecnología.
- Gestión de las encuestas y de los datos.
- Herramientas.
- Comunicación.
Por qué garantizar el anonimato en un cuestionario de clima laboral
Garantizar el anonimato y la confidencialidad en un estudio de clima laboral nos proporcionará, a priori, una serie de ventajas:
- Honestidad en las respuestas de los empleados.
- Mayor participación en la encuesta.
- Resultados más representativos de la realidad de la empresa.
- Obtención de un diagnóstico más acertado.
- Mayor confianza en la organización.
- Fomento la cultura de la transparencia.
7 Consejos para garantizar el anonimato y la confidencialidad en una encuesta de clima laboral
Estos son los 7 consejos para garantizar el anonimato y la confidencialidad en los cuestionarios de clima laboral:
- Tecnología que garantice el anonimato.
- Contratación de un proveedor / Consultora de clima laboral.
- Comunicación clara de cómo se garantizará la confidencialidad.
- Segmentación equilibrada en la encuesta.
- Encuestas de satisfacción del empleado en formato papel.
- Mostrar únicamente los datos agregados del estudio.
- Evita el uso de contraseñas identificativas o plataformas internas de uso múltiple.
1. Tecnología que garantice el anonimato
Existen múltiples plataformas de encuestas online que incluyen la funcionalidad para proteger la privacidad de los participantes. Uno de los puntos principales en este aspecto es que no relacionan las respuestas con el correo electrónico desde el cual se ha recibido la encuesta.
Otra funcionalidad es la del enlace genérico, el cual permite responder al cuestionario en diversas ocasiones. Este tipo de enlace hace muy difícil la identificación de la persona que está respondiendo. Uno de los contras de este sistema es que se pierde el control sobre el número de respuestas y nos podemos encontrar más respuestas que empleados en nuestra organización (una persona ha respondido más de una vez a la encuesta).
2. Contratación de un proveedor / Consultora de clima laboral
La opción más fiable, a nuestro entender, es contratar a un tercero para que gestione la recogida de los datos, es decir, para gestione las encuestas de satisfacción del empleado.
En este caso, la empresa que realiza el estudio de clima organizacional no dispone de acceso a los resultados a cada encuesta individual ni al entorno de administrador de la plataforma desde la cual se enviaron las encuestas en online.
Además de la gestión de la recogida de los datos, contratando una consultora especializada en estudios de clima laboral, puedes externalizar todo el proyecto de clima laboral. En BPFeedback realizamos proyectos de clima laboral, apoyando a las empresas en las principales fases de un estudio, que incluyen:
- Diseño de la herramienta (cuestionario y/o focus groups).
- Comunicación del proyecto a toda la organización.
- Recogida de datos (encuestas online mediante correo electrónico, SMS o encuestas en formato papel).
- Elaboración de los informes de resultados.
- Diagnóstico del clima laboral.
- Presentación de los resultados.
- Apoyo en el diseño de los planes de acción de mejora del clima organizacional.
3. Comunicación clara de cómo se garantizará la confidencialidad
Otro de los puntos clave, para conseguir el éxito en una encuesta de clima laboral es el de comunicar de forma clara y trasparente. Parte de esa comunicación debe ser cómo se garantiza el anonimato y la confidencialidad en la encuesta.
Explicar los motivos y los mecanismos con los que se va a garantizar la confidencialidad es un imprescindible para la confianza en el proyecto.
4. Segmentación equilibrada en la encuesta
Uno de los errores más comunes al diseñar un cuestionario de clima laboral es incluir un número excesivo de preguntas de segmentación. Si realizamos todos los pasos tecnológicos y de confiabilidad en la recogida de datos para garantizar el anonimato pero en la encuesta el empleado siente que se le puede identificar fácilmente, muy probablemente se cuestionará el anonimato de esta herramienta.
Nuestro consejo es realizar una segmentación equilibrada, en base a los colectivos clave donde podremos actuar y evitar la obligatoriedad en las respuestas.
Si quieres saber más sobre este tema, en este artículo te damos una serie de claves para realizar un primer estudio de clima laboral.
5. Encuestas de clima laboral en formato papel para garantizar el anonimato
Los cuestionarios en formato papel son una herramienta que cada vez tiene menor uso pero que, en ciertos proyectos de clima organizacional, puede ayudar a obtener una buena participación y dar un plus en confidencialidad y anonimato.
En BPFeedback, solemos utilizar este canal de recogida de datos en ciertos entornos que por su tipo de actividad o por el perfil de los participantes es la mejor opción para lograr los objetivos del proyecto.
El formato papel evita un posible “rastreo” del enlace de la encuesta online como el correo electrónico donde se ha enviado, la IP, datos de presegmentación, número de teléfono, etc.
Por otro lado, la cadena de custodia de las encuestas en formato papel debe estar bien definida y garantizar que ninguna persona ajena al proyecto pueda visualizar los resultados de una encuesta en concreto.
Si deseas más información sobre cómo gestionamos las encuestas en formato papel y/o deseas que te ayudemos en tu encuesta de satisfacción del empleado, puedes contactarnos a través del siguiente formulario.
6. Mostrar únicamente los datos agregados del estudio
Este consejo sobre cómo garantizar el anonimato en una encuesta de clima laboral está relacionado con las respuestas a las preguntas de segmentación.
Para garantizar el anonimato de las personas participantes en la encuesta, se tiene que fijar un número mínimo de respuestas para mostrar los resultados y así evitar que se puedan ver o intuir las respuestas de una persona. Un ejemplo que nos podemos encontrar en un estudio de clima laboral es el cruce de la segmentación entre puesto de trabajo y departamento.
En este caso, generalmente, en cada departamento hay un director con lo cual los resultados al cruzar los datos mostrarían las respuestas de los directores y eso incumpliría el compromiso de confidencialidad.
Este tipo de cruces es muy habitual en herramientas de análisis de datos tipo Business Intelligence. Si deseas más información sobre este tipo de herramientas, te recomendamos el siguiente artículo:
7. Evita el uso de contraseñas identificativas o plataformas internas de uso múltiple
Es habitual que muchas plataformas de comunicación o gestión interna incluyan un módulo de encuestas. Plataformas como el portal del empleado o de comunicación interna son soluciones ágiles, ya que son canales habituales a nivel interno y pueden facilitar la recepción de la encuesta de clima laboral.
Aunque estas plataformas tienen sus ventajas, el problema es que para acceder es necesario disponer de un usuario y/o contraseñas. Esta identificación puede ser un obstáculo para garantizar el anonimato de las respuestas, aunque el sistema técnicamente lo permita.
BPFeedback, consultora especializada en medir y mejorar el clima laboral
En BPFeedback somos especialistas en medir y mejorar el clima laboral de las organizaciones. Nuestro equipo de consultores ha ayudado a más de 250 empresas a conocer su satisfacción del empleado y a impulsar cambios para mejorarlo.
Si quieres que te ayudemos a medir el clima organizacional de tu empresa y a garantizar el anonimato en una encuesta de clima laboral, no dudes en contactar con nosotros.
