Cómo diseñar una encuesta de clima laboral. 12 consejos

¿Necesitas confeccionar un cuestionario de clima laboral para tu empresa? Si la respuesta es sí, este artículo te va a ayudar. En él encontrarás los 12 consejos para diseñar una encuesta de clima laboral con éxito. Nuestra experiencia, en más de 250 organizaciones de diferentes sectores y dimensiones, como consultores especializados en proyectos de clima laboral, la hemos querido transmitir en este artículo.

La importancia de medir el clima laboral

Antes de hablar de los 12 consejos para diseñar una encuesta de clima laboral, es aconsejable recordar las diversas ventajas, tanto a nivel interno como externo, que tiene medir el clima laboral de una organización.

• Ayuda a identificar las fortalezas y las áreas de mejora según la opinión global de los colaboradores.
• Permite cuantificar la percepción de los colaboradores.
• Abre un canal directo entre la empresa y el/la empleado/a.
• Ayuda a generar entornos de confianza.
• Facilita la trasmisión de ideas y sugerencias.
• Es el punto de partida para definir los planes de acción de mejora.
• Te acerca a la fidelización de tu equipo y a la mejora de tu imagen de empleador.

Por todo lo anterior, y teniendo en cuenta el impacto de un estudio de clima laboral en la empresa, es imprescindible diseñar un buen cuestionario para evaluar el clima laboral.

A continuación, avanzamos los 12 consejos para diseñar una encuesta de satisfacción del empleado:

1. Definir cuál es el objetivo
2. Inspírate en modelos o cuestionarios ya existentes
3. Trabaja por indicadores
4. Cuestionario, ni muy corto ni muy largo
5. Preguntas claras y cortas
6. Preguntas abiertas
7. Ten cuidado con el vocabulario
8. Cuidado con las preguntas con respuesta inversa
9. Intenta no influir en las respuestas
10. Escalas y obligatoriedad de las respuestas
11. Diseña una segmentación equilibrada
12. Haz un cuestionario piloto para validar el diseño de la encuesta

¿Cómo diseñar una encuesta de clima laboral?

1- Definir cuál es el objetivo del estudio para diseñar una encuesta de clima laboral

Queremos saber cómo estamos, saber qué opina el equipo en general, cuantificar la opinión de los colaboradores para realizar acciones de mejora, saber si las acciones realizadas en los últimos meses han tenido el impacto deseado, saber por qué las personas se van de mi organización o valorar el liderazgo en esta tienda. Son algunas de las respuestas más comunes que nos encontramos al definir el objetivo principal por lo que se realiza el estudio.

El clima laboral, lo definimos como el análisis de las relaciones que tiene un/a colaborador/a con: su puesto de trabajo, su empresa, sus líderes, sus compañeros y sus clientes (internos y/o externos). El clima debería evaluar los diversos aspectos que se trabajan en cada relación.

Por ejemplo, cuando hablamos de la relación con el puesto de trabajo podemos hablar sobre aspectos como: la carga de trabajo, la correcta definición del puesto, la formación, las herramientas de trabajo, etc.

Otro ejemplo, sería la relación con la empresa donde se evalúan aspectos como: el orgullo de pertenencia, la fidelidad, el conocimiento de los objetivos empresariales, etc.

La relación con los líderes puede ser evaluada mediante: la comunicación, la fijación de objetivos, el feedback, etc.
Además, la relación con los compañeros puede enfocarse en: la colaboración, la coordinación, el ambiente de trabajo, etc.

Y, para terminar, la relación con los clientes (internos y/o externos): la orientación a la calidad, a la escucha, al apoyo por parte de los servicios centrales, etc.

Si vamos a preguntar sobre todas estas relaciones, perfecto, vamos a realizar un estudio de clima laboral convencional.

En algunos casos las encuestas tienen objetivos más específicos, menos globales en el análisis de las relaciones laborales. Algunos de los objetivos pueden ser: evaluar el liderazgo, el impacto de un programa aplicado en la empresa, conocer el impacto de las medidas de conciliación, etc. En estos casos, y si obviamos el resto de las relaciones, es posible que la encuesta que realicemos no sea exactamente un estudio de clima laboral. Este es un concepto para tener en cuenta por las implicaciones y expectativas de la plantilla, tanto presentes como futuras.

Si hay algún aspecto concreto en el que se desea profundizar en la encuesta, es importante tenerlo en cuenta a la hora de confeccionar el cuestionario. Este aspecto, generalmente, debería tener más preguntas asociadas y, si procede, preguntas con campo de texto. Si tienes previsto colaborar con una consultoría que te apoye en el desarrollo del proyecto, no olvides tratar este tema cuando diseñéis el cuestionario o planifiquéis el proyecto. Ellos, como expertos, te podrán ayudar a confeccionar las preguntas más adecuadas y a definir la mejor herramienta.

2- Inspírate en modelos o cuestionarios ya existentes

No partas de cero. Inspírate en otros cuestionarios que estén publicados en la red o indaga sobre las temáticas más habituales evaluadas en las encuestas de clima laboral. No recomendamos copiarlos, pero sí conocerlos para desarrollar tu propio cuestionario con más información y, seguramente, con nuevas ideas.

Otra opción es la adquirir un cuestionario ya definido por alguna consultora. Por nuestra parte, nosotros os recomendamos el modelo de clima laboral IMS-20, Índice de Motivación y Satisfacción laboral. Un modelo que se compone de 20 indicadores y 58 preguntas. Las preguntas de este modelo se han utilizado en más de 200 organizaciones.

3- Trabaja por indicadores para diseñar el cuestionario de clima laboral

Te recomendamos que antes de empezar a redactar las preguntas, definas los indicadores que vas a evaluar. Los indicadores te ayudarán a identificar las temáticas clave de tu cuestionario de clima laboral. Tiene dos ventajas principales:

• Por un lado, te ayudará a ordenar las ideas y los conceptos.
• Por otro, el análisis de los resultados será más ágil al hablar de temáticas, y no únicamente de preguntas concretas. La dirección y el equipo de tu organización te lo agradecerán.
  Nuestra recomendación es trabajar con entre 10 y 20 indicadores, y con entre 2 y 5 preguntas por cada uno de los indicadores.
  A modo de ejemplo, algunos de los indicadores más habituales en estudios de clima laboral son: Comunicación, Orgullo de pertenencia, Innovación, Conciliación, Salario, Igualdad de oportunidades, Colaboración, Liderazgo, etc.

4- Cuestionario, ni muy corto ni muy largo

Lanzar el cuestionario de clima laboral es un ejercicio puntual, y por eso debemos poner especial atención en diseñar la encuesta de clima laboral que realmente necesitamos. Una de las premisas con las que trabajamos en BPF es la de diseñar cuestionarios ágiles. Recomendamos realizar cuestionarios que contengan entre 40 y 60 preguntas. Un cuestionario de este tamaño, que contenga una o dos preguntas abiertas, puede ser completado dedicándole de 10 a 15 minutos.

¿Qué nos podemos encontrar si realizamos un cuestionario corto para evaluar el clima laboral? Análisis que arrojan más dudas que respuestas, aspectos no evaluados en la herramienta y una oportunidad perdida.

¿Y si lo hacemos muy largo? En ese caso podemos encontrarnos con reticencias a participar o con cuestionarios incompletos.

Si te estás planteando un cuestionario corto de clima laboral, quizás te interese este artículo: Diseñar una encuesta de clima laboral corta. 20 preguntas

5- Preguntas claras y cortas

Cuanto más sencillo mejor. La agilidad es clave para conseguir una buena participación y unos resultados fiables. Haz preguntas cortas, que contengan un único concepto en la pregunta. Si lo hacemos así, evitaremos posibles confusiones cuando el/la encuestado/a responda a la pregunta. También evitaremos confusiones a la persona que analice los resultados.

A modo de ejemplo: “Mi responsable directo comunica bien y realiza reuniones periódicas con el equipo”

Estaremos preguntando sobre dos conceptos: si el responsable comunica bien y si realiza reuniones periódicas con el equipo.

6- Preguntas abiertas

Además de las preguntas cerradas, la que se contestan con unas opciones de respuesta limitadas (generalmente, escala de Likert o numérica), es muy recomendable añadir varias preguntas abiertas, con campo de texto. Estas nos pueden ayudar a:

• Detectar aspectos que no se han preguntado en las preguntas de respuesta cerrada
• Conocer las principales inquietudes del equipo. Las respuestas más repetidas te estarán mostrando sus principales preocupaciones.
• Matizar sobre los resultados obtenidos en las preguntas cerradas.

7- Ten cuidado con el vocabulario

El vocabulario que utilices en la redacción de las preguntas es importante. Adapta la redacción para que todos los miembros de la organización puedan comprender lo que se les pregunta. Evita jerga interna (nombres, programas, etc.) a no ser que tengas claro que todo el colectivo la conozca. Hay conceptos muy habituales en recursos humanos (desarrollo profesional, salario emocional, performance…) que pueden ser ajenos a una parte de los colaboradores. ¡No lo olvides!

Ten en cuenta para quien estás desarrollando el cuestionario de clima organizacional. Utiliza léxico en función del perfil profesional de los empleados de tu organización, e intenta no utilizar palabras de uso poco común o que puedan causar confusión a los encuestados.

8- Cuidado con las preguntas con respuesta inversa

Si incluimos una pregunta en sentido inverso a las anteriores, puede confundir al/la encuestado/a. Mejor haz todas las preguntas en positivo, afirmaciones, si utilizas una misma escala en el mismo bloque de preguntas. A modo de ejemplo, podemos visualizar una pregunta (muy típica) con sentido inverso y una propuesta alternativa.
En esta empresa existen favoritismos entre los colaboradores.

La podríamos modificar de esta manera: En esta empresa no existen favoritismos entre los colaboradores

Otra posible desventaja de utilizar preguntas con respuesta inversa es cuando trabajamos con los datos. Si a cada opción de respuesta de la escala se le da un valor, en una pregunta con sentido inverso a las anteriores ese valor debería ser también inverso. Esto cuando trabajamos con Excel puede llevar a errores de cálculo o interpretativos, igual que si no programamos de forma adecuada nuestra plataforma de encuestas.

9- Intenta no influir en las respuestas

Procura redactar preguntas neutras. Aunque tengas identificada una problemática, no des por hecho esa percepción como mayoritaria.

Otro aspecto que suele ser tentador es preguntar lo mismo en diferentes cuestiones de distinta forma para confirmar un resultado previsto. Intenta no ser reiterativo/a en las preguntas.

10- Escalas y obligatoriedad de las respuestas al diseñar una encuesta de clima laboral

Hagámoslo fácil y ágil. Utiliza una o dos escalas, como mucho, al diseñar un cuestionario de clima laboral. Las escalas más habituales en este tipo de herramientas son:
Escala de Likert
A modo de ejemplo:

• Totalmente de acuerdo
• De acuerdo
• Ni de acuerdo ni en desacuerdo
• En desacuerdo
• Totalmente en desacuerdo

Escala numérica

Como ejemplo, escala de 0 a 10 que indica el grado de acuerdo o satisfacción con la pregunta contestada.

Un ejercicio útil para comprobar la correcta redacción de las preguntas y la coherencia en las escalas que utilizamos es la de realizar una comprobación completando, nosotros mismos o colegas de otros departamentos, el cuestionario de clima laboral que hemos diseñado. ¿Tiene sentido la escala de respuesta con las preguntas del cuestionario?

Nuestra experiencia nos ha enseñado que cuanta más libertad demos para responder a los trabajadores, más participación se obtendrá en el estudio de clima laboral, y mayor grado de honestidad habrá en las respuestas. Por tanto, te recomendamos que las preguntas del cuestionario: segmentación, cerradas como abiertas sean de libre cumplimentación.

Si resulta imprescindible conocer la opinión o clasificación de todos los encuestados sobre algún aspecto, la pregunta debe ser señalada como obligatoria para responder.

11- Diseña una segmentación equilibrada

En este punto será necesario buscar un equilibrio entre: la confidencialidad y la explotación de datos, es decir, el detalle con el que queremos analizar los resultados.

Si diseñas un cuestionario con muchas preguntas de segmentación, el/a colaborador/a puede sentirse identificado/a en sus respuestas, y podrá o no ser del todo sincero/a o sencillamente no realizar la encuesta.

Por otro lado, si no defines unas preguntas clave de segmentación podrías estar perdiendo información clave de lo que está sucediendo o se está percibiendo en diversos colectivos de tu empresa (género, departamentos, antigüedad, etc.)

En las preguntas de segmentación siempre deberás ofrecer unas opciones de respuesta cerradas, y nunca un campo libre de texto. Las opciones de respuesta que diseñes deberían permitir que todos los trabajadores se clasifiquen.
Lo más recomendable es que incluyas las preguntas de segmentación al principio del cuestionario. La experiencia del/la usuario/a de la encuesta puede no ser del todo satisfactoria si al acabar el cuestionario visualiza preguntas de segmentación donde pudiera sentirse identificado/a.

En BPF apostamos por una comunicación transparente. Recomendamos explicar para qué se están preguntando cuestiones como a que departamento se pertenece o la identificación con el género, cómo se tratarán los resultados y cómo se garantizará la confidencialidad de las respuestas. Con ello podemos eliminar dudas, reticencias y fomentar una alta participación.

Y para terminar estos 12 consejos para diseñar una encuesta de clima laboral

12- Haz un cuestionario piloto para validar el diseño de la encuesta.

Busca el apoyo de varios compañeros, si es posible de diferentes áreas de tu empresa, para que “validen” la encuesta mediante un cuestionario piloto. Te pueden ayudar a: comprobar la comprensión de las preguntas, repasar la redacción, confirmar la segmentación diseñada, revisar el uso de la herramienta, si procede, en la que se cumplimentará la encuesta (online o papel) y aportarte sugerencias para mejorar el cuestionario de clima laboral.

¿Quieres que te apoyemos en la implantación de la encuesta de clima laboral para tu organización?

En esta formación se trabaja el proyecto de clima laboral de forma completa, desde el diseño del cuestionario hasta el diseño de los planes de acción. Formación a medida de cada organización e incluye la colaboración en el diseño de las preguntas del cuestionario. Se deseas más información,

Esperamos que este artículo con los 12 consejos para diseñar una encuesta de clima laboral te sea de utilidad y te ayuden a definir tu encuesta de clima laboral. ¡Te deseamos una altísima participación!

Texto redactado por Iñaki Orbegozo, consultor especialista en clima laboral.