Uno de los pasos necesarios para diseñar una evaluación por competencias es el diseño y la construcción de un diccionario competencial. En este artículo hemos recogido 8 claves para diseñar un diccionario de competencias.
- La importancia del modelo de gestión por competencias en los equipos
- ¿Qué es una competencia profesional?
- Diseñar un diccionario de competencias
- Las 8 claves para diseñar un diccionario de competencias
- 1. Define los puestos de trabajo
- 2. Diferencia las competencias organizativas y las propias del puesto
- 3. Observa los comportamientos de los colaboradores exitosos
- 4. Evita definiciones evaluativas
- 5. Evalúa a través de escalas de frecuencia
- 6. Piensa en el desarrollo profesional
- 7. Contrasta las definiciones al diseñar un diccionario de competencias
- 8. Prepara las definiciones y las conductas para poder evaluarlas
La importancia del modelo de gestión por competencias en los equipos
Pero primero veamos, brevemente, por qué es necesario tener un modelo de gestión por competencias. El modelo de gestión por competencias nos permite básicamente tres cosas:
- Identificar los comportamientos que contribuyen al éxito de las personas en su puesto de trabajo
- Consolidar esos comportamientos como diferenciadores de las empresas competidoras
- Medir para luego desarrollar o reorientar los desvíos que pudiera haber en esos comportamientos (habilidades, actitudes y aptitudes)
La gestión por competencias tiene un impacto directo en procesos de recursos humanos como: la evaluación por competencias, la evaluación del desempeño, la descripción de puestos de trabajo, assessment center y en la selección por competencias.
¿Qué es una competencia profesional?
Una competencia es el conjunto de conocimientos, actitudes y aptitudes que una persona necesita para desempeñar con éxito una función concreta en una determinada empresa u organización
Un ejemplo de una definición de competencia podría (depende de la organización y el entorno laboral) ser:
Liderazgo: es la habilidad de influir sobre las personas, para conseguir que hagan lo que quiero/necesito que hagan con buena disposición y actitud.
Las conductas o comportamientos observables asociados a la competencia Liderazgo podrían ser:
- Es flexible y usa diversos estilos de liderazgo adaptados al/la colaborador/a y a la tarea
- Genera un entorno en que cada miembro del equipo se siente responsable de hacer lo que debe hacer
- Da instrucciones claras y precisas sobre lo que espera de una tarea
- Vela por el desarrollo de los miembros de su equipo, delegando responsabilidades y confiando en sus capacidades
- Lidera con el ejemplo y no sólo con la palabra
- Identifica oportunidades de desarrollo laboral en las personas de su equipo, ayuda y motiva a que se aprovechen
- Consigue que las personas quieran hacer lo que deben hacer de buena gana
Diseñar un diccionario de competencias
Para que las personas puedan tener esos comportamientos de éxito, es decir, aquellas conductas y habilidades que hacen que un trabajador o trabajadora obtenga los resultados esperados o los supere, es necesario definirlos con claridad y precisión. Esta definición ayudará a transmitirlos a todos los implicados, el propio colaborador/a y su manager. Se busca que el comportamiento sea lo más concreto y objetivo posible para dejar de lado, en todo lo posible, las interpretaciones individuales.
Por ello se construye un diccionario de competencias que es un compendio de las definiciones de los conocimientos y comportamientos de éxito y sus conductas observables, que son las “manifestaciones identificables de esos comportamientos”. El diccionario de competencias será la base para la confección de la evaluación por competencias.
Seguramente te preguntarás: por qué es necesario construir uno a medida, cuando hay tantos que se ofrecen en el mercado, en formato libros o simplemente consultando en internet por cada competencia de manera individual. La razón principal es que cada organización tiene una concepción distinta de lo que significa cada competencia en su empresa. Por ejemplo, no es lo mismo la competencia “innovación” en quien se dedica al software o la publicidad que, en el Ministerio de Fomento, por tomar una comparativa representativa y clara.
Cada competencia refleja en gran medida, la cultura de la empresa, por ello es necesario que sea definida ad hoc en cada caso.
Las 8 claves para diseñar un diccionario de competencias
Al iniciar el proyecto para elaborar el diccionario competencial, te recomendamos que tengas en cuenta estos consejos:
1. Define los puestos de trabajo
El primer paso es definir y describir los puestos de trabajo. Como bien sabes, cada puesto tiene sus funciones, requisitos y objetivos asociados. Sin eso bien establecido, tenderás a describir muchas más (ó menos) competencias que las que realmente necesitas.
2. Diferencia las competencias organizativas y las propias del puesto
Existen dos tipos de competencias, las genéricas u organizacionales y las propias del puesto. Las genéricas son aquellas que deben de tener todos los integrantes de la organización por el mero hecho de pertenecer a la misma. Las competencias propias del puesto son aquellas que son específicas de las personas que ocupan las diferentes posiciones. Por ejemplo, si tu empresa es del sector retail, Orientación al Cliente es una habilidad que deberían tener bien desarrollada todos los integrantes, sin importar el puesto o función que ocupen en la organización. En cambio, Planificación de los Recursos sería una competencia más propia de determinados puestos del ámbito operativo.
3. Observa los comportamientos de los colaboradores exitosos
Para observar comportamientos o identificar comportamientos tienes dos alternativas, entrevistar a los trabajadores exitosos, “los mejores”, pidiéndoles que ellos mismos te digan que acciones o comportamientos hacen para realizar tan bien su trabajo y luego eliges, de los muchos que seguramente te han dicho, los que consideres realmente críticos.
El otro camino es observar (y no preguntarles) con una plantilla de registro en mano, que cosas impactan en su éxito. Por ejemplo, si en un/a comercial observas que dedica siempre al menos media hora a preparar sus entrevistas con los clientes, este podría ser un comportamiento que explique su éxito en las ventas.
Ten en cuenta que el comportamiento debe ser habitual en la persona, es decir, es exitoso porqué siempre prepara las entrevistas y no “una vez preparó a conciencia la entrevista y le fue bien, pero normalmente no las prepara. En este último caso es difícil atribuir el éxito a la preparación, por más que a ti si te gustaría que así fuera.
4. Evita definiciones evaluativas
Recuerda evitar palabras evaluativas en la definición, en esta parte estás describiendo las competencias.
Por ejemplo, evita las palabras “mejor”, “bien”, “regular”, “mal”, etc.
5. Evalúa a través de escalas de frecuencia
Para evaluarlas puedes describir un comportamiento observable y determinar si esa conducta se tiene “siempre” o solo en ocasiones o no se aplica nunca. Otra forma es describir comportamientos que indiquen esos niveles, por ejemplo: “Planifica a corto, medio y largo plazo las actividades de su área de trabajo” o “Planifica a corto plazo las actividades su área de trabajo”, teniendo en cuenta el puesto de la persona una u otra pueden ser las adecuadas
6. Piensa en el desarrollo profesional
Piensa en la definición que has hecho y observa el comportamiento en ese sentido de personas no tan exitosas en el mismo. ¿Tú definición permite ver claramente la necesidad de desarrollo de esa habilidad por parte de esa persona?
7. Contrasta las definiciones al diseñar un diccionario de competencias
Cuando las tengas redactadas, contrástalas con las personas exitosas en cada uno de los puestos en las que la misma se aplica, pregunta directamente “¿Crees que esta definición representa claramente la habilidad necesaria en este puesto?” Luego contrástala con los mandos de la persona, no solo para asegurarte de que es la correcta si no también por implicarlos en el proceso, que eso es también un factor crítico en los proyectos de evaluación por competencias.
8. Prepara las definiciones y las conductas para poder evaluarlas
Recuerda que cada puesto debería tener alrededor de 8 competencias de las cuáles 4 pueden ser genéricas y otras cuatro propias del puesto. Ahora ya tienes las definiciones de las competencias, los comportamientos observables que la constituyen y solo resta comenzar a evaluar persona a persona.
Te sugerimos que cada responsable evalúe a cada persona de su equipo y que éstas también se autoevalúen, ya que de esa manera podrán contrastar las dos visiones, cómo se ve uno a si mismo en ese punto y cómo me ven los demás. De esa coincidencia o diferencia podrán partir para realizar planes de acción que les permitan corregir los desvíos.
En Best Practices Forum se publicó un interesante artículo con los 10 consejos para liderar una evaluación del desempeño, una guía muy útil para responsables de equipos.
Las competencias son definiciones que pueden ser cambiadas, modificadas o adaptadas a lo que vayas luego observando al aplicarla, no es una verdad escrita en piedra, así que tómalo con calma, úsala, aplícala y si hay que cambiarla …pues se cambia.
Esperamos que estas 8 claves para diseñar un diccionario de competencias te ayuden en el despliegue del modelo competencial en tu organización.
Si deseas que te acompañemos en tu proyecto, en BPFeedback tenemos amplia experiencia en gestionar proyectos de evaluación por competencias y en formar a los manager en cómo evaluar y ofrecer feedback.
